Privacyverklaring

Reiki by Daniëlle verwerkt persoonsgegevens van haar klanten en van bezoekers van deze website. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, op welke grondslag, hoe lang de gegevens worden bewaard en welke rechten de betrokkene kan uitoefenen. Deze verklaring is opgesteld overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Artikel 1. Verwerkingsverantwoordelijke

1.1 Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG is Reiki by Daniëlle, gevestigd aan de Dorpsstraat 81a, 2761 AA te Zevenhuizen.

1.2 De praktijk heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Gelet op de aard en de omvang van de verwerkingen bestaat daartoe op grond van artikel 37 AVG geen verplichting.

1.3 Verzoeken en vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan bovenstaande contactgegevens.

Artikel 2. Verwerking via deze website

2.1 Deze website bevat zelf geen formulier dat persoonsgegevens naar een server verzendt. Een afspraak komt tot stand door een bericht via WhatsApp, per e-mail of telefonisch.

2.2 Het boekingsvenster op deze website stelt uitsluitend een vooringevuld WhatsApp-bericht samen, dat de bezoeker vervolgens zelf al dan niet verzendt. De ingevulde gegevens blijven tot dat moment in de browser van de bezoeker. Zolang de bezoeker dat bericht niet verzendt, worden geen persoonsgegevens aan de praktijk verstrekt.

2.3 De verwerking van persoonsgegevens door de praktijk vangt aan op het moment dat de bezoeker een bericht verzendt of telefonisch contact opneemt.

Artikel 3. Categorieën van persoonsgegevens

3.1 Bij contactopname per WhatsApp, e-mail of telefoon worden de volgende gegevens verwerkt:

• naam;
• telefoonnummer, onderscheidenlijk e-mailadres;
• de inhoud van het bericht, waaronder de gekozen sessie, een voorkeur voor de datum en hetgeen de bezoeker desgewenst heeft ingevuld bij de vraag waaraan hij of zij wil werken.

3.2 Bij het aangaan van een overeenkomst worden daarnaast de volgende gegevens verwerkt:

• de gemaakte afspraken, waaronder de soort sessie, het tijdstip en het verschuldigde bedrag;
• beknopte aantekeningen betreffende de sessie, voor zover noodzakelijk voor een volgende sessie;
• gegevens ten behoeve van de administratie en de facturatie.

3.3 Indien de klant uit eigen beweging mededelingen doet over zijn of haar gezondheid, waaronder zwangerschap, medicijngebruik of een lopende medische behandeling, worden deze gegevens aangemerkt als bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Dit geldt eveneens voor hetgeen de bezoeker invult bij de vraag waaraan hij of zij wil werken, bedoeld in artikel 3.1. De praktijk legt hiervan uitsluitend vast wat noodzakelijk is om de sessie op de klant af te stemmen. Het verstrekken van deze gegevens is niet verplicht; de bezoeker die dit niet wenst, laat het veld leeg en bespreekt zijn of haar situatie ter plaatse.

Artikel 4. Doeleinden en grondslagen

4.1 De persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden en op de volgende grondslagen:

• Het tot stand brengen en uitvoeren van de overeenkomst. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b AVG.
• Het onderhouden van contact over de afspraak, waaronder het bevestigen, verzetten of afzeggen daarvan. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b AVG.
• Het bijhouden van de agenda van de praktijk. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b AVG.
• Het afstemmen van de sessie op de persoonlijke situatie van de klant, voor zover gezondheidsgegevens zijn verstrekt. Grondslag: uitdrukkelijke toestemming, artikel 9 lid 2 sub a AVG.
• Het voeren van de financiële administratie. Grondslag: het voldoen aan een wettelijke verplichting, artikel 6 lid 1 sub c AVG, in samenhang met artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

4.2 De persoonsgegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden, niet verkocht en niet aan derden verstrekt voor doeleinden van die derden.

4.3 Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering plaats in de zin van artikel 22 AVG.

Artikel 5. Bewaartermijnen

5.1 De praktijk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. De volgende termijnen worden gehanteerd:

• Facturen en administratieve gegevens: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Berichtenverkeer: gedurende de looptijd van het contact en daarna ten hoogste twee jaar na de laatste sessie.
• Afspraken in de digitale agenda van de praktijk: ten hoogste twee jaar na de desbetreffende afspraak.
• Aantekeningen betreffende sessies: ten hoogste twee jaar na de laatste sessie.
• Gegevens over de gezondheid: tot het moment waarop de toestemming wordt ingetrokken, en anders ten hoogste twee jaar na de laatste sessie.

5.2 Op verzoek van de betrokkene worden gegevens eerder verwijderd, voor zover geen wettelijke bewaarplicht aan verwijdering in de weg staat.

Artikel 6. Ontvangers en verwerkers

6.1 WhatsApp. Het contact verloopt in overwegende mate via WhatsApp, een dienst van Meta Platforms Ireland Limited. De inhoud van de berichten is voorzien van eind-tot-eindversleuteling en is voor deze partij niet toegankelijk. De bijbehorende metagegevens, waaronder het gegeven dat en hoe vaak contact plaatsvindt, zijn dat wel. De praktijk heeft hierop geen invloed. Wie dit niet wenst, kan telefonisch, per sms of per e-mail contact opnemen.

6.2 Agenda van de praktijk. De praktijk houdt haar afspraken bij in een papieren agenda en daarnaast in Outlook Calendar van Microsoft Ireland Operations Limited. In die digitale agenda worden uitsluitend de datum, het tijdstip en de naam van de klant vastgelegd.

6.3 E-mail. Het e-mailverkeer van de praktijk verloopt via de mailserver van mijn.host, gevestigd in Nederland. Deze partij verwerkt de inhoud van de berichten uitsluitend ten behoeve van de verzending en de opslag daarvan.

6.4 Hosting. Deze website wordt gehost door Vercel Inc. In dat kader worden kortstondig technische logbestanden bijgehouden, waaronder het IP-adres van de bezoeker. Vercel verzorgt tevens de bezoekersstatistiek van deze website. Deze statistiek werkt zonder cookies en zonder herleidbare gegevens; er worden uitsluitend geaggregeerde bezoekersaantallen vastgesteld.

6.5 Financiële administratie. Ten behoeve van de belastingaangifte kan de praktijk gebruikmaken van de diensten van een boekhouder of van boekhoudsoftware. Deze partijen ontvangen uitsluitend factuurgegevens en zijn tot geheimhouding gehouden.

6.6 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. De in artikel 6.4 genoemde partij is gevestigd in de Verenigde Staten, waardoor persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden verwerkt. Deze doorgifte berust op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, bedoeld in artikel 46 lid 2 AVG, dan wel op het EU-VS-kader inzake gegevensbescherming, bedoeld in artikel 45 AVG.

6.7 Buiten het voorgaande worden persoonsgegevens uitsluitend aan derden verstrekt indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Artikel 7. Cookies

7.1 Deze website plaatst geen tracking- of advertentiecookies en evenmin cookies waarvoor op grond van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet toestemming is vereist. Om die reden wordt geen toestemmingsmelding getoond.

7.2 De op deze website gebruikte lettertypen worden vanaf de eigen server geladen. Er vindt in dat kader geen verbinding plaats met servers van derden en het IP-adres van de bezoeker wordt daarvoor niet aan derden verstrekt.

Artikel 8. Beveiliging

8.1 De praktijk treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG. Het verkeer met deze website verloopt via een versleutelde verbinding. Aantekeningen en administratieve gegevens zijn met een wachtwoord beveiligd en uitsluitend toegankelijk voor de praktijk. De toegang tot de digitale agenda en de mailbox is beveiligd met een wachtwoord en, voor zover de desbetreffende dienst daarin voorziet, met verificatie in twee stappen. De papieren agenda wordt buiten het zicht van derden bewaard.

8.2 In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens handelt de praktijk overeenkomstig de artikelen 33 en 34 AVG en stelt zij de betrokkene in kennis indien de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor diens rechten en vrijheden met zich brengt.

Artikel 9. Rechten van de betrokkene

9.1 De betrokkene kan de volgende rechten uitoefenen:

• Recht op inzage in de verwerkte persoonsgegevens, artikel 15 AVG.
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens, artikel 16 AVG.
• Recht op gegevenswissing, artikel 17 AVG.
• Recht op beperking van de verwerking, artikel 18 AVG.
• Recht van bezwaar tegen de verwerking, artikel 21 AVG.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens, artikel 20 AVG.
• Recht om verleende toestemming in te trekken, artikel 7 lid 3 AVG. Intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

9.2 Een verzoek kan telefonisch, per WhatsApp of per e-mail worden ingediend, met gebruikmaking van de contactgegevens genoemd in artikel 1. De praktijk reageert binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Voor zover het verzoek gegevens betreft die bij een in artikel 6 genoemde verwerker zijn opgeslagen, draagt de praktijk er zorg voor dat het verzoek ook daar wordt uitgevoerd.

9.3 Ter voorkoming van verstrekking van gegevens aan een onbevoegde derde kan de praktijk om een deugdelijke identificatie verzoeken.

9.4 Aan het uitoefenen van deze rechten zijn geen kosten verbonden, behoudens het bepaalde in artikel 12 lid 5 AVG bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

Artikel 10. Klachten

10.1 Klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden ingediend bij de praktijk. De praktijk stelt zich in dat geval in verbinding met de betrokkene teneinde tot een oplossing te komen.

10.2 De betrokkene heeft daarnaast te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Artikel 11. Wijzigingen

11.1 De praktijk behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen indien de wijze van verwerking daartoe aanleiding geeft. De geldende versie is te herkennen aan de versiedatum bovenaan deze pagina.

11.2 Op de verwerking van persoonsgegevens is Nederlands recht van toepassing. Zie tevens de algemene voorwaarden van de praktijk.